Kuidas saavutada tõhusad ja kaasavad veebikoosolekud? Diginõuanne #54

Pole uudis, et veebikoosolekud on tulnud, et jääda. Seejuures näitavad uuringud, et 43% kaugtöötajatest ei tunne end veebikoosolekutel kaasatuna. Kuidas muuta koosolekud efektiivseks ja kaasavaks? Küsimusele vastuse leidmiseks viis Microsoft Teamsi kasutajate seas läbi põhjaliku uuringu.

Uuringu eesmärk oli jõuda tulemusteni, mis aitaksid veebikoosolekutel osalemise kogemust parandada. Microsofti sõnul on see esimene koosolekute tõhususe ja kaasatuse uuring, millel on nii suur valim.

Koosolekute dünaamika analüüsimiseks kasutati statistilisi, matemaatilisi ja masinõppe tehnikaid. See võimaldas luua mudeli mõistmaks, millised koosolekud on tõhusad ja miks.

Veebikoosoleku tõhususe ja kaasavuse suurendamisel on olulisel kohal kriteeriumid nagu koosoleku päevakava koostamine, aktiivne kaasarääkimine, video sisselülitamine, osalejate arv ning koosolekueelsete materjalide jagamine. Andmed näitasid tugevat seost koosolekul kaasarääkimise ja osaleja subjektiivse hinnangu vahel, mille ta koosoleku kaasavusele, mugavusele ja tõhususele andis.

Kuna veebikoosolekud jäävad kaasaegse töökoha lahutamatuks osaks, tasub uuringu tulemusi rakendada ning seeläbi jõuda tõhusate ja kaasavate koosolekuteni.

Artikli lõpust leiad kolm olulist järeldust, mis uuringu põhjal tehti.

Kuidas uuring läbi viidi?

Paralleelselt kasutati kahte küsitlusmeetodit:

Pärast koosolekut avanev hüpikaken koos küsimustega

1. Koosolekujärgne hüpikaken – kahest küsimusest koosnev küsimustik, mis ilmus kasutaja ekraanile kohe pärast Teamsi koosoleku lõppemist.

2. E-kirjapõhine küsimustik – 20 küsimust, mille eesmärk oli mõista kasutaja viimatise Teamsi koosoleku nüansse.



Tulemused

Selleks, et leida põhjused, miks mõni koosolek on tõhusam ja kaasavam kui teine, uuriti seoseid osaleja antud hinnangute ja eeldatavalt seda mõjutavate tegurite vahel – koosoleku kestus, osalejate arv, audio/video kasutamine, ekraani jagamine, koosoleku päevakava olemasolu.

Uuringu tulemuste analüüsimiseks kasutati mitmesuguseid statistilisi teste ja masinõppe algoritme.

Kuigi varasemad arvukad artiklid ja väikese valimiga uuringud pakuvad rohkelt potentsiaalseid tegureid, mis kaasatust ja tõhusust parandavad, pole paljud neist suure valimiga uuringu tulemuste põhjal märkimisväärselt olulised.

Mitmemõõteline tõhususe mudel (punased ja rohelised nooled näitavad vastavalt negatiivseid ja positiivseid mõjusid)
Mitmemõõteline tõhususe mudel (punased ja rohelised nooled näitavad negatiivsed ja positiivseid mõjusid)

Ülaltoodud graafik näitab muutujate vahelisis seoseid. Rohelised nooled näitavad positiivset korrelatsiooni ning punased negatiivset.

Antud mudeli põhjal valiti faktorid, mis koosoleku efektiivsusele ja kaasavusele kõige enam mõju avaldavad. Näiteks, rohelist noolt osalemise aktiivsuse (Participation) ja kaasavuse (Inclusive) vahel võib lugeda nii: koosolekut, mille osalejad aktiivselt kaasa räägivad, hinnatakse 2.5x tõenäolisemalt kaasavaks.

Aktiivseks osalemiseks (Participation) loeti seda, kui osaleja rääkis koosoleku jooksul rohkem kui ühel korral. Sellised osalejad andsid enamasti koosoleku kaasavusele hindeks 4 või 5. 

Kolm olulist järeldust:

1. Koosolekuid, kus osalejad aktiivselt kaasa rääkisid, hinnati kaasavamaks – 98% osalejaid, kes aktiivselt kaasa rääkisid, hindasid koosolekut kaasavaks. Osalejatest, kes ainult kuulasid, andis koosolekule kaasava hinnangu vaid 36%.

2. Kui töötaja koosolekul osalemine on vajalik, hindab ta seda tõenäolisemalt kaasavaks – vajalikest osalejatest 92% hindasid koosolekut kaasavaks. Vabatahtlikest osalejatest hindas koosolekut kaasavaks 53%.

3. Väiksema osalejate arvuga koosolekuid hinnati kaasavamaks– kõige enam kaasatust tunti kahe osalejaga koosoleku puhul.

Mõju avaldas ka koosoleku kestus. 30-minutiliste ja lühemate koosolekute puhul on kaasatus ~6% ja tõhusus ~4% kõrgem.

Selleks, et lõpuni mõista, millisel juhul on koosolekul video sisselülitamine kasulik ja millisel mitte, tuleb teemat edasi uurida, kuid ka Microsofti uuring andis põnevaid tulemusi.

Selgus, et sisselülitatud video avaldab kaasavusele ja tõhususele kõige enam positiivset mõju koosolekute puhul, kus on vähem kui 8 osalejat ning mõned inimesed on koosolekuruumis ja ülejäänud liituvad eemalt. Kasu on peamiselt neil osalejatel, kes on kohapeal ja näevad eemal viibijaid video vahendusel.

Suurema osalejate arvu puhul muutuvad videod pisikesteks kastikesteks, kust osalejaid on keeruline näha.

Microsofti avaldatud artikli leiad siit.

Soovid IT-teenusest rohkem teada? Jäta meile oma kontakt ja võtame Sinuga ühendust. 😊
Email again:

Tead kolleegi või sõpra, kellele see postitus võib meeldida? Jaga artiklit.


Kristiina Kõrbe
Turundusjuht
07.06.2022
REDWALL
Võta ühendust!